De bescherming van persoonsgegevens is voor ons zeer belangrijk. Daarom behandelen en beveiligen wij uw persoonlijke gegevens met zorg. U kunt hieronder lezen hoe we dit doen. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 25 mei 2018.

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze klanten, potentiële klanten waarmee wij contact hebben opgenomen of willen opnemen, ontvangers van onze nieuwsbrieven en alle andere personen die contact met ons opnemen. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op mensen die bij Arkance Systems werken, werkzoekenden, uitzendkrachten, contractwerkers en studentenstagiaires.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen van de algemene verordening inzake gegevensbescherming (GDPR). Dit betekent onder andere het volgende:

  • We geven duidelijk aan voor welke doeleinden we persoonlijke gegevens verwerken. Dit doen we door middel van deze privacyverklaring.
  • We beperken onze verzameling van persoonlijke gegevens tot persoonlijke gegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden.
  • Wij zullen eerst uw toestemming vragen om uw persoonlijke gegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming vereist is.
  • We nemen passende veiligheidsmaatregelen om uw persoonlijke informatie te beschermen. Wij eisen ook dat partijen die persoonlijke gegevens voor ons verwerken dit doen.
  • Wij respecteren uw rechten, zoals de mogelijkheid om uw persoonlijke gegevens op uw verzoek in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

In deze privacyverklaring willen we uitleggen hoe we uw privacy beschermen en hoe we met uw persoonlijke gegevens omgaan. Heeft u nog vragen over deze privacyverklaring? Zo ja, lees dan hieronder hoe u contact met ons kunt opnemen.

Wie verwerkt uw persoonlijke gegevens? 

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Arkance Systems als verantwoordelijke voor de verwerking.

Welke persoonlijke gegevens verwerken we? 

Wij verwerken de persoonlijke gegevens die u ons zelf heeft verstrekt. Hieronder vallen ook de contactgegevens en andere persoonlijke gegevens die nodig zijn om werkzaamheden voor u uit te voeren. Dit omvat uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, bankrekeningnummer en andere informatie die nodig is voor onze diensten. Het kan ook gaan om persoonsgegevens die wij uit andere bronnen verkrijgen, zoals persoonsgegevens uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het kadaster en persoonsgegevens die beschikbaar zijn op publieke (commerciële) websites. Wij kunnen ook persoonlijke gegevens van andere partijen ontvangen.

Voor welke doeleinden en om welke redenen verwerken wij uw persoonlijke gegevens? 

Om ons werk goed te kunnen uitvoeren, hebben we uw persoonlijke gegevens nodig en moeten we deze ook verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij u ons heeft gevraagd om software, hardware, diensten of andere producten te leveren. Zo worden uw persoonlijke gegevens bijvoorbeeld gebruikt om contact met u te onderhouden over uw bedrijf. Daarnaast worden uw contactgegevens ingevoerd in ons klantensysteem en kunnen deze - indien u toestemming heeft gegeven - worden gebruikt om u bijvoorbeeld nieuwsbrieven en uitnodigingen voor seminars of evenementen te sturen. Afhankelijk van de dienst die wij leveren, kunnen ook andere persoonlijke gegevens dan uw contactgegevens worden opgevraagd. Daarnaast gebruiken we uw persoonlijke gegevens om onze facturen te versturen. In sommige gevallen zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te registreren. We kunnen uw persoonlijke gegevens ook verwerken als we een legitiem belang hebben en geen onevenredige inbreuk op uw privacy vormen.

Hoe verwerken wij uw persoonlijke gegevens? 

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonlijke gegevens te beveiligen en misbruik te voorkomen. Zo zorgen wij er bijvoorbeeld voor dat de systemen waarin wij uw persoonlijke gegevens opslaan zo veilig mogelijk zijn. Wij kunnen gebruik maken van dienstverleners (onderaannemers) die wij inschakelen om uw persoonlijke gegevens te verwerken. We werken bijvoorbeeld met processors die ons voorzien van hostingdiensten of ICT-ondersteuning. In dit geval sluiten we een verwerkingsovereenkomst met deze verwerkers waarin ze garanderen dat ze aan de eisen van de algemene verordening inzake gegevensbescherming zullen voldoen.

Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens? 

Wij zorgen ervoor dat al uw gegevens zorgvuldig worden opgeslagen en beschermd. We hebben een bewaarbeleid dat bepaalt hoe lang we persoonlijke gegevens bewaren en we bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt. Daarbij houden we ons aan de wettelijke bewaartermijnen.

Wij verwerken de onderstaande gegevens op basis van uw overeenkomst met ons totdat u uw account annuleert. Wij bewaren bepaalde gegevens langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld als wij verplicht zijn om ze voor fiscale doeleinden te bewaren.

  • Account op onze website: om online aankopen te doen op onze website en uw bestelgeschiedenis te bekijken, moet u een account aanmaken op onze website. Hiervoor verwerken we de volgende gegevens:
      • Bedrijfsgegevens
      • De gegevens met betrekking tot de naam en het adres
      • Uw e-mailadres
      • Paswoord
      • Bestelgeschiedenis
  • Orderverwerking: wanneer u een bestelling bij ons plaatst, gebruiken wij de volgende gegevens voor de verwerking:
      • Bedrijfsgegevens
      • De gegevens met betrekking tot de naam en het adres
      • Contactgegevens
      • Uw e-mailadres
      • Betalings- en financiële gegevens
  • Contact: als u contact met ons opneemt, zullen wij de volgende gegevens voor dit doel verwerken:
      • De gegevens met betrekking tot de naam en het adres
      • Contactgegevens
      • Inhoud van het contact/bericht
  • Nieuwsbrief: het is mogelijk om u te abonneren op onze nieuwsbrief. Wij sturen u dan maximaal twee keer per maand informatie, tips, aanbiedingen en/of promoties. Elke nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich eenvoudig kunt afmelden. Wij verwerken hiervoor de volgende gegevens:
      • Naam
      • Uw e-mailadres

Delen wij uw persoonlijke gegevens met derden?

Wij respecteren uw privacy en zorgen ervoor dat de bedrijfsgegevens en persoonlijke gegevens die wij verwerken vertrouwelijk worden behandeld. Wij zullen deze informatie niet met derden delen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst, het verlenen van bijstand of om te voldoen aan een wettelijke verplichting of een rechterlijke uitspraak. Wij zullen uw persoonlijke gegevens nooit delen met derden voor commerciële doeleinden.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die aan onze website zijn gekoppeld. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden uw persoonlijke gegevens op een betrouwbare of veilige manier verwerken. Wij raden u aan de privacyverklaringen van deze websites te lezen voordat u ze gebruikt.

Uw persoonlijke gegevens bekijken of wijzigen?

Wilt u weten welke persoonlijke informatie wij over u hebben? U kunt Arkance Systems vragen om een overzicht van de persoonsgegevens die over u worden verwerkt of zullen worden verwerkt. Indien u constateert dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt, of indien u van mening bent dat bepaalde persoonsgegevens niet hoeven te worden verwerkt, kunt u verzoeken deze gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en het recht op de overdracht van gegevens. Bovendien hebt u het recht om elke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u onze nieuwsbrief ontvangt.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek te voegen. Maak in dit exemplaar de strook zwart met de nummers onderaan het paspoort, het paspoortnummer en het burgerservicenummer (CSB). Dit is om uw privacy te beschermen.

Als u ons een dergelijk verzoek stuurt, zullen wij u zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek, informeren over de stappen die wij hebben genomen. Consultants die werkzaam zijn bij Arkance Systems kunnen onderworpen zijn aan geheimhoudingsverplichtingen en het zal niet mogelijk zijn om toegang te verlenen tot gegevens die in het kader van onze diensten worden verwerkt.

Indien u vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Arkance Systems, kunt u contact met ons opnemen. Onze contactgegevens staan onderaan deze privacyverklaring.

Cookies

Wij gebruiken alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw computer, tablet of smartphone wordt opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor het technisch functioneren van onze website en voor uw gebruiksgemak. Zij zorgen ervoor dat de website correct functioneert en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ze stellen ons ook in staat om onze website te optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo te configureren dat deze geen cookies meer opslaat. Houd er rekening mee dat sommige functies minder of helemaal niet werken als de opslag van cookies is uitgeschakeld. Tot slot kunt u ook alle eerder opgeslagen informatie verwijderen via uw browserinstellingen.

We gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers onze websites gebruiken. De aldus verkregen informatie, met inbegrip van het IP-adres van uw computer, wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analyse-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten, wij verplichten Google om de IP-adressen gedeeltelijk te anonimiseren en wij hebben een verwerkingsovereenkomst met Google gesloten.

Onze nieuwsbrieven bevatten tracking codes, dit zijn onzichtbare codes waarmee we kunnen zien hoeveel mensen onze nieuwsbrief openen en welke berichten mensen aanklikken. Zo weten we welke onderwerpen voor onze lezers interessant zijn en kunnen we onze nieuwsbrief verbeteren.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden u daarom aan deze pagina regelmatig te controleren, zodat u altijd op de hoogte bent van de meest recente versie. De datum van wijziging van deze privacyverklaring staat bovenaan deze pagina vermeld, zodat u gemakkelijk kunt controleren of er wijzigingen zijn aangebracht.

Persoonlijke gegevens van de autoriteiten

De autoriteit voor persoonsgegevens controleert of bedrijven zich aan de AV houden. Wij stellen alles in het werk om te voldoen aan de geldende privacywetgeving. Als u vindt dat we dat niet doen, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag bij het vinden van een oplossing. Als u dat niet kunt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit voor persoonsgegevens.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over ons privacybeleid of als u vragen heeft over de toegang tot en het wijzigen (of verwijderen) van uw persoonlijke gegevens, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen.